E-Mail-Archivierung nach der GoBD ab dem 01.01.2017 für Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben

Die Zeit wird knapp. Anfang 2017 enden die gesetzlichen Übergangsfristen und alle Unternehmen, welche zum Beispiel Geschäftsbriefe, Angebote und Rechnungen per E-Mail versenden oder empfangen, sind verpflichtet Ihre elektronische Korrespondenz revisionssicher zu archivieren. Und zwar entsprechend den Vorgaben der GoBD, welche die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ beschreibt. Unternehmer, welche diese Anforderungen ab Anfang 2017 nicht umsetzten, müssen bei Prüfungen mit hohen Kosten durch Strafmaß und angeordnete Umsetzungsmaßnahmen rechnen.

Die wichtigsten Anforderungen an die E-Mail-Archivierung

  • Alle geschäftlichen E-Mails müssen 10 Jahre lang ohne Ausnahme in elektronischer Form aufbewahrt werden (der Ausdruck in Papierform genügt nicht den gesetzlichen Anforderungen).
  • Alle E-Mails inklusive Kopfdaten und Anhängen müssen revisionssicher archiviert werden. Revisionssicher bedeutet in diesem Fall: auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher.
  • Der Unternehmer ist verpflichtet dafür zu sorgen, dass die IT, welche zur E-Mail-Archivierung genutzt wird, entsprechend ausfallsicher und zum Beispiel gegen Diebstahl gesichert ist. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Funktionalität der E-Mail-Archivierung auch bei Aktualisierung der Hard- oder Software der IT-Systeme erhalten bleibt.

„Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig.“ Dieser Satz aus der GoBD bringt es auf den Punkt.

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, benötigen betroffene Unternehmen ein entsprechendes E-Mail Archiv-System. Die Ablage der Daten in einem einfachen Dateisystem, zum Beispiel auf einem separaten Storage, erfüllt diese Anforderungen nicht.

Viele Unternehmer werden feststellen, dass Ihr Unternehmen auf die Anforderungen der GoBD nicht vorbereitet ist, und sollten nun zeitnah reagieren.

Weitere Informationen zu den Anforderungen der GoBD sind aufbereitet zum Beispiel unter Die GoBD in der Praxis- Der GoBD-Leitfaden zu finden. Und natürlich in der GoBD selbst.

E-Mail-Archivierung einfach und kostengünstig als Service

Speziell für kleine und mittlere Unternehmen bietet das primeLine Systemhaus E-Mail-Archivierung als Service an. Die Service-Lösung hat für Unternehmer gleich mehrere Vorteile, denn diese brauchen sich weder um die technischen Voraussetzungen, die technische Umsetzung oder die vom Gesetzgeber geforderten Rahmenbedingungen kümmern.

Das primeLine Systemhaus richtet die E-Mail-Archivierung ein und kümmert sich anschließend um deren reibungslose Funktion. Die Daten werden im regionalen primeLine Rechenzentrum gespeichert, wo sie zudem zusätzlich gesichert werden. Unternehmen müssen archivierte E-Mails nicht mehr permanent auf Ihrer eigenen IT vorhalten, das spart Speicherplatz und Ressourcen. Der Zugriff auf die archivierten E-Mails erfolgt ganz einfach über den E-Mail Client und bietet zudem eine ausgefeilte Suchfunktion, welche auch E-Mail Anhänge wie zum Beispiel PDF Dateien in Textform durchsuchen kann.

Die Vorteile im Überblick

  • gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung nach den Anforderungen der GoBD – jetzt und in Zukunft
  • günstig in der Implementierung und im Betrieb
  • die archivierten E-Mails werden verschlüsselt im primeLine Rechenzentrum in Bad Oeynhausen gespeichert
  • mehr Sicherheit durch Schaffung einer weiteren Sicherungsinstanz für Ihre E-Mails
  • Steigerung der Mail-Server-Performance durch die Auslagerung historischer E-Mails in das Archiv
  • schnellere Wiederherstellung der Mailserver im Ernstfall dank ausgelagerter Daten
  • optimale Integration in Microsoft Outlook mit umfangreicher Suchfunktion

Für Fragen rund um das Thema E-Mail-Archivierung steht Ihnen das primeLine Team gerne unter 05731 8694-460 oder systemhaus@primeline.org zur Verfügung.


Über das primeLine Systemhaus

Anfang 2015 aus der primeLine Solutions heraus gegründet, ist das primeLine Systemhaus Ansprechpartner für kleine, mittlere und große Unternehmen, wenn es um die Planung, Umsetzung und Pflege von IT-Infrastrukturen geht. Kernkompetenzen sind neben Virtualisierung, Hochverfügbarkeit und IT-Security auch Monitoring- und Backuplösungen. Mit der primeLine Solutions als Lieferant und Partner für hochwertige IT Systeme profitieren die Systemhaus Kunden zudem von Synergieeffekten durch die enge Verzahnung der beiden Unternehmen. Zu den Kunden zählen namhafte Unternehmen aus der Region. Dazu gehören unter anderem der Logistikdienstleister Wahl & Co. aus Bielefeld, die Kirchner Print.Media aus Kirchlengern sowie viele kleine und mittelständisch geprägte Betriebe.


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Über primeLine Solutions

Die primeLine Solutions GmbH mit Sitz in Bad Oeynhausen NRW hat Ihren Fokus auf der lösungsbasierten Fertigung und dem Vertrieb von Server-, Storage- und Industrie Systemen. Workstations- und Desktops befinden sich ebenso im Portfolio wie Thin-Client- und Mobile Systeme. Neben etablierten Produktlinien wird auch individuell nach Kundenwunsch gefertigt. Mit langjähriger Erfahrung am IT-Markt sieht sich das Unternehmen als zuverlässiger, flexibler Hersteller und Partner mit Schwerpunkt auf unkompliziertem Service und Support. Kunden sind öffentliche Einrichtungen, KMU, Systemhäuser und der Einzelhandel.